Un commercial est à votre écoute

INSCRIVEZ VOUS A NOTRE PROGRAMME DE FORMATION

Solutions pour la gestion des approvisionnements et des achats

Gestion des approvisionnements

Parce que le processus approvisionnement / achat se place au cœur de l'activité de votre entreprise, pourquoi ne pas mettre en place une solution de gestion globale pour vos différents services.

L'intégration totale du module approvisionnement / achat avec les modules de vente, de gestion des stocks et de gestion de la production permet une meilleur gestion de vos produits et articles en limitant les risques de rupture et en réduisant vos coûts de gestion et vos frais de stockage.

Le système vous permet ainsi de gérer l'ensemble de vos fournisseurs, les différents tarifs qu'ils appliquent, les délais de livraison qu'ils proposent, …

La solution permet de gérer l'ensemble du processus achat, depuis la sélection des fournisseurs jusqu'à la réception des articles ou produits achetés et l'enregistrement et le règlement des factures.

 Contactez-nous pour de plus amples informations [+]

 La simplification de votre processus approvisionnement / achat

Gestion des fournisseurs

Sélectionnez vos fournisseurs à travers un fichier centralisé. L'ensemble des données commerciales et comptables de vos fournisseurs sont accessible depuis une fiche partenaire adaptée au profil de l'utilisateur.  Le carnet d'adresse permet de lier différents contacts à une même société.

La solution permet d'accéder pour chaque fournisseur à l'ensemble des achats effectués et de suivre l'évolution des  tarifs et délais de livraison appliqués. Vous bénéficiez d'un pouvoir de négociation accru en ayant toujours à votre disposition la bonne information sur vos partenaires.

La solution permet la mise en place de listes de prix d'achat adaptées en fonction des fournisseurs, des périodes et des quantités commandées dans les différentes devises ou monnaie. Par exemple si vos fournisseurs pratiquent des tarifs saisonniers ou relatifs aux quantités commandés, la solution peut les prendre en compte et déterminer automatiquement le prix d'achat.

 

Gestion des appels d'offre

Gérez les appels d'offre que vous effectuez dans le cadre des achats. La direction des approvisionnements peut renseigner l'ensemble des éléments relatifs à l'appel d'offre et gérer les propositions envoyées par les fournisseurs. 

 

Demandes de prix

Réalisez rapidement vos demandes de prix pour tout type d'article, ou de service dans n'importe quelle unité de mesure à l'achat afin de sélectionner un fournisseur. L'interface de saisie permet de rechercher rapidement parmi l'ensemble de vos partenaires, produits, etc... afin de faciliter l'édition des demandes de prix.

Après avoir sélectionné votre fournisseur en fonction des offres reçues, vous pouvez transformer n'importe quelle demande de prix en ordre d'achat (bon de commande fournisseur) et l'envoyer par courrier électronique d'un simple clic.

 

Listes de prix et tarifs fournisseurs 

Intégrez les listes de prix de vos fournisseurs dans n'importe quelle devise. Vous pouvez définir les prix d'achat négociés avec vos fournisseurs.

La fiche produit présente la liste des fournisseurs, les quantités minimales qu'ils acceptent de livrer et les délais de livraison qu'ils proposent pour chaque article. Le système utilise ces données pour sélectionner un fournisseur adapté dans le cas d'un ordre de réapprovisionnement automatique. L'utilisateur peut également consulter ces éléments afin d'identifier le partenaire le plus intéressant pour passer une commande.

Gestion des commandes

Le système permet d'enregistrer les commandes fournisseur de façon libre ou bien de les générer depuis des demandes de prix existantes. Saisissez de façon simple l'ensemble des quantités commandées et associez l'entrepôt de destination (pour les livraisons d'articles ou produits commandés)

Vous pouvez pour chaque livraison, choisir de réceptionner les articles commandés en une fois ou par livraisons partielles (module de gestion des stocks) et générer les factures d'achats correspondantes.

La solution assure l'ensemble de la traçabilité relative au processus approvisionnement en établissant automatiquement les liens entre chaque document: demande de prix / bon de commande / factures / règlements / bons de livraisons.

Vous pouvez également gérer le retour de marchandise en constater vos factures d'avoir.

  

Réception des articles commandés

Lorsque la commande client a été validée, la solution génère automatiquement les documents relatifs aux réceptions de marchandise pour les articles et produits stockables (module de gestion des stocks) Le responsable des approvisionnements peut alors valider les réceptions entrantes et déclarer les produits à retourner.

La solution permet les réceptions partielles et prend en charge le chaînage des bons de réceptions relativement aux commandes correspondantes (traçabilité)

 

Besoins en approvisionnement

En communication avec le module de gestion des stocks, la solution permet de définir des règles de réapprovisionnement basées sur différents critères :

  • Méthode d'approvisionnement (achat ou production)
  • Type d'approvisionnement (sur stock, en flux poussé ou sur commande en flux tiré)
  • Seuil de réapprovisionnement (seuil de sécurité pour chaque emplacement, quantité à commander)

Chaque service de votre organisation peut effectuer des demandes d'approvisionnement manuellement. La plupart du temps le système les générera de lui-même en fonction de l'activité des autres services (achat, vente, production)

Vous disposez d'alertes en cas d'indisponibilité d'article ou de produit et vous pouvez anticiper les besoins futurs en consultant la liste des mouvements prévisionnels. Vous pouvez choisir de répondre manuellement aux demandes d'approvisionnements ou laisser le système s'en charger lui-même :

  • Automatiquement, en fonction des besoins exprimés par les autres modules (production, vente, gestion des stocks) la solution sélectionne automatiquement les fournisseurs et prépare les ordres d'achats correspondants. Cette fonction, particulièrement utile pour les entreprises qui travaillent en flux tirés, permet de réduire les risques de ruptures de stocks en anticipant les flux logistiques futurs.
  • Dans certains cas, la demande d'approvisionnement peut générer des ordres de fabrication au niveau du module de gestion de la production. C'est le cas lorsqu'un produit est configuré pour être directement fabriqué et qu'il possède une nomenclature de production. La gestion des approvisionnements prend alors en charge l'ensemble du flux de matières premières et produits intermédiaires nécessaire à la fabrication en respectant le chaînage des opérations de productions.

La traçabilité est assurée par le système qui établit un lien permanent entre les différentes actions effectuées.

Facturation & règlements

Lorsque le bon de commande fournisseur a été validé par un utilisateur habilité, la solution permet la génération et la gestion automatique des factures d'achats correspondantes. En communication avec le module de comptabilité, les enregistrements comptables sont ventilés en fonction des données de paramétrages établies (comptes auxiliaires fournisseurs, comptes de charge, comptes de taxes)

Vous pouvez choisir de régler une facture fournisseur en plusieurs fois, ou grouper différentes facture pour un même partenaire. La solution permet une gestion des achats en multidevise: vous enregistrez la facture et établissez les règlement dans des monnaies différentes. Le système calcule et comptabilise automatiquement les pertes ou gains de change constatés. 

Suivi d'activité et tableaux de bord

À travers les outils d’analyse des achats, vos directions achats et approvisionnements peuvent créer différents tableaux de bords adaptés à leurs activités et obtenir ainsi une vision plus globale et synthétique.

Chaque liste d’élément autorise la mise en place de filtres (mots clés, dates, etc…) et permet le regroupement des éléments selon différents critères ou axes d’analyse.

Vous pouvez ensuite générer différents types de graphique et les ajouter à votre tableau de bord. Les tableaux de bords peuvent être entièrement personnalisés et offrent différentes façons de visualiser les informations essentielles.